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Mostrando entradas de junio, 2016

¿Qué es una referencia cruzada?

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La referencia cruzada es una nota con caracteres descriptivos que permiten el cruce de información para aquellos documentos que su medio soporte requiere de unas condiciones medioambientales especiales, diferentes a las del papel de la unidad documental o expediente al que pertenecen por su composición química u orgánica.  

Cuando en una unidad documental o un expediente se encuentran documentos tales como:Impresos, diarios, revistas, medios magnéticos, usb, discos duros externos etc. se procede a retirarlos de esa unidad dejando en su lugar la referencia cruzada y ubicando los documentos en condiciones ambientales óptimas para ellos.

Los campos que debería tener una referencia cruzada como mínimo son: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, tipo de formato, el número que le corresponde en folios de la unidad, fecha, tamaño y asunto.






Documentos oficiales

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Son documentos oficiales todos aquellos que se reciben o se expidan en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. (Comunicaciones oficiales).